L'entreprise

Cette société emploie une cinquantaine de personnes. Elle dispose d’un atelier de chaudronnerie et d’une trentaine de machines de tournage et fraisage.

Elle a été racheté il y a plusieurs années. La gestion se faisait « à l’ancienne ».

Les logiciels informatiques de gestion dataient de plusieurs dizaines d’années. Outre le fait qu’ils n’étaient plus aux normes comptables, ils étaient disparates. Ainsi un logiciel gérait les devis, un autre la facturation. Les commandes fournisseurs étaient gérées via des fichiers excel ainsi que le pointage du temps de travail des salariés. Les bons de livraison étaient archivés dans des classeurs sous forme papier.

Cette entreprise travaille sur plans. Les plans sont le plus souvent envoyés par mail par les clients, plus rarement en version papier et sont alors scannés. Ces plans sont la base du fonctionnement de l’entreprise car ce sont eux qui servent à la fabrication des pièces. Ils contiennent les cotes des produits à fabriquer. Enfin certains clients envoient également des pièces physiques. Il appartient à l’entreprise de prendre toutes les cotes pour faire le plan de la pièce, le faire valider par le client pour ensuite lancer la fabrication.

Absence de base documentaire

Ces plans, véritables pièces vitales pour l’entreprise étaient stockées pour :

• les plans reçu par mail : dans les dits mails
• ceux scannés : sur le PC de la personne ayant scanné le plan
• et pour ceux créés de toute part : sur le PC disposant de l’outil de prise de mesure.

En résumé il n’y avait pas de base documentaire centralisée ce qui impliquait de longs temps de recherche des plans et une maigre sécurité de la base documentaire.

Ruptures dans la gestion de l'entreprise

Les factures devaient être générées par recopie à partir du logiciel de devis. Cela prenait beaucoup de temps (3 à 5 jour par mois pour une personne selon l’activité !) et était facteur d’erreur de copie. Personne n’avait une vue globale et synthétique sur l’activité.

S’ajoutait à cela qu’il était extrêmement difficile de connaître la marge et le coût de fabrication des pièces. Le coût d’achat de la matière première était dans un fichier excel, le temps de travail n’était pas comptabilité par pièce mais par journée dans un autre fichier excel. Le calcul du prix de vente se faisait donc « par habitude » et en regardant les anciennes commandes effectuées sur des pièces identiques ou similaires ; méthode très chronophage et peu fiable.

Prise de conscience et solutions

L’installation de Dolibarr à parmi de corriger tous ces soucis. Grâce aux modules natifs de Dolibarr et le développement d’un module de production sur mesure :

• Le workflow de Dolibarr permet de gérer la relation client du devis, à la livraison en passant par la commande et la facturation, ceci en quelques clics.
• La base documentaire est gérée dans Dolibarr. Le(s) plan(s) sont attachés au produit. Il est donc très facile de les consulter. Les plans pouvant changer, il est également possible de gérer l’historique. Les plans ainsi archivés sont sauvegardés et consultables partout et par toutes les personnes autorisées.
• Les commandes fournisseurs de matière et de pièces sont passées dans Dolibarr ce qui permet d’en connaître le coût ainsi que de gérer leur stock.
• Les devis est facture sont envoyées depuis Dolibarr au client ainsi que le commande fournisseur
• La gestion du stock des matières se fait soit au mètre soit à l’unité par code barre.
• L’entreprise disposant de deux comptes bancaires et des conditions de paiement et les encours étant différents selon les clients l’ensemble a été défini selon chaque client, procurant là aussi un gain de temps et une fiabilité accrue.

 Module sur mesure pour le production

Pour les besoins de la gestion de la production j'ai développé un module.

• Avec ce module on positionne sur le produit un Qrcode qui permet d’identifier le produit. Un positionnement automatique n’est pas possible car les plans sont tous différents et la zone disponible pour positionner le Qrcode n’est donc jamais la même.
• Lorsque le devis est validé par le client, on génère un ordre de fabrication (OF) récapitulant les produits à fabriquer ainsi que leur quantité et la date de livraison prévue. Ceci permet au chef d’atelier de planifier la production au mieux en fonction du type de pièce, des machines disponibles et du personnel la fabrication.
• A l’OF sont joints les plans reprenant les quantités et le Qrcode.
• L’opérateur scanne son Qrcode employé puis le Qrcode de la pièce qu’il s’apprête à fabriquer. Quant il a fini il scanne à nouveau le Qrcode de la pièce. Ceci permet de manière simple de calculer le temps de travail sur les pièces fabriquées. En mixant avec le coût matière il est beaucoup plus simple de calculer le prix de revient et de contrôler la marge sur le prix de vente.
• La livraison est effectuée, en majeure partie (entreprises locales), par la société. Le module permet la signature du bon de livraison (BL) depuis une tablette ou un smartphone.
• La signature et le nom du réceptionnaire sont archivés dans Dolibarr. Il est alors facile de retrouver en cas de soucis le signataire en quelques clics. Avant cela se faisait en consultant des classeurs de BL.

Le workflow : devis, commande, fabrication, facturation et livraison a été automatisé selon les besoins de l’entreprise procurant un gain de temps important (une demi journée contre 3/5 jours auparavant) et une fiabilité accrue.

Des fonctions de reporting permettent d’avoir accès à de nombreuses statiques. Outre le calcul des marges et prix, elles permettent de connaître des indicateurs importants comme celui de non qualité.

La non qualité correspond à une pièce défectueuse après fabrication, c'est à dire le taux de pièces à refaire, donc la matière jetée, le temps à passer en plus pour la re-fabrication ...

Le temps de travail est géré de manière centralisée, simple et fiable par le système de Qrcode. On connaît le temps de fabrication de chaque pièce, de nettoyage de chaque machine, la non qualité, …
Le système est prévu pour gérer les fabrications sortant du cadre classique : un dépannage chez le client dont le coût n’est pas connu de prime abord, une pièce à fabriquer dans l’urgence et qui aura des incidences sur la fabrication en cours et donc induira un coût pour l’entreprise. Le worflow est prévu pour s’adapter à ces cas particuliers tout en maintenant sa fiabilité.

Dolibarr démontre dans cet exemple toute sa puissance et sa malléabilité pour s’adapter à un cas complexe. Sa mise en place et son adaptation à la manière de procéder de l’entreprise a permis :

• une prise en main et une adoption rapide par les utilisateurs
• gestion dans un seul logiciel des besoins de la société en matière de la relation client et de la production
• cohérence et fiabilisation des processus de gestion
• fiabilisation et automatisation des processus métier
• sécurisation et disponibilité de la base de connaissance
• adaptation à chaque clients
• outils de pilotage et statiques très utiles à la gestion et au pilotage de l’entreprise